What to Do When You Need More Writers

Your organization is full of people who can be great content writers. The trick? Providing the right resources and training to help them succeed.

Scott Kubie|September 27, 2018

Too much content to write and update, not enough people or hours to do it? You have two ways to fix it:

  1. Make less content. (By being strategic and focusing on what will have the greatest impact. Always a good idea!)
  2. Get more writers. (By … well, that’s what this post is about!)

If you could hire more writers, you already would have. That leaves training: turning people you already have into writers.

Looking to help your designers get more comfortable with writing? Consider grabbing them a copy of my new book Writing for Designers. It’s a brief, advice-packed guidebook that explains how to get the writing done on digital projects.

“But I’m not a writer!”

Too many of our colleagues suffer from a chronic case of I-can’t-write-itis. Maybe they’ve been convinced by the media that writing is a magical ability only a precious few are gifted with. Or maybe they’re underselling their skills, worried about how hard it will be to get the writing done on top of their other work. (And who can blame them? Writing is hard!)

Whatever the origin of this disease, it means you can’t simply assign the writing to a bunch of new people and expect everything to go smoothly. If you want to turn more people into writers, you’re going to have to work for it.

Voice and tone guidelines won’t turn people into writers.

Onboarding for new writers often has more in common with a mandatory human resources seminar than an inspiring, skill-building workshop. “Here are a bunch of rules you have to follow. Good luck.”

Voice and tone guidelines, plain language requirements, house style guides, and other types of editorial standards will shape the final word choices in your content, but they can’t tell new writers how to get the writing done.

Deadlines won’t turn people into writers.

Telling someone they need to rebuild a carburetor by the end of the month won’t make them a mechanic, even if you put “Carburetor Rebuild Due” on their calendar and create a JIRA ticket about it.

Deadlines are important for clarity and collaboration, yes, but the calendars and cadences that drive those deadlines can’t tell your writers how to get the writing done.

Training and education turns people into writers.

Even if you recruit skilled communicators from departments like marketing, sales, and design, you need to plan time and resources to train them. Ad copy, sales emails, and print collateral exist in relative vacuums and give the writers of that content a lot of freedom. Digital content, meanwhile, exists as part of a complex ecosystem and often needs to serve a variety of audiences and contexts. The process of planning and producing content for a website or application might well be completely foreign to your new recruits.

Expert-led workshops and professional development conferences are great options, but even a little internal coaching (and the right books, ahem) will go a long way.

Here are a few things I recommend covering with your new digital writers:

  • Tools and resources. Don’t just cover the rules (like editorial guidelines). Tell people what tools are available to them, too. Are there boilerplate copy decks they can borrow from? Helpful apps for writing and editing text? Collections of customer testimonials to inspire their work?
  • Real-world production workflows. Share how other writers in your organization get the writing done. What steps do they go through? How much time do they allocate for particular assignments? How do they collaborate with others?
  • How to get help. Tell people what they can do if they get stuck. Can they ping you or other writers on Slack? Are there stakeholders or subject matter experts they can ask for preliminary feedback? Books or websites that you recommend for guidance on style and usage?
  • What happens next. Be as clear about the overall content production process as possible. Being “done” with the writing can mean different things to different people. Do they need to refine the copy on their own, or can they turn in a rough draft for review? Will they get edits back, or will the text move forward without them? Will they have a chance to review the writing before it’s published?

Exploring these topics and more with your recruits will help you start to build an organizational culture around writing. Consider extending the initial onboarding with things like monthly lunch-and-learns, an email list or Slack channel to share resources, book clubs, office hours, and group critiques.

What’s worked for you in turning your coworkers into writers? Let us know in the comments!

    close-link

    Utilizzando il sito, accetti l'utilizzo dei cookie da parte nostra. maggiori informazioni e privacy

    Questo sito utilizza i cookie per fornire la migliore esperienza di navigazione possibile. Continuando a utilizzare questo sito senza modificare le impostazioni dei cookie o cliccando su "Accetta" permetti il loro utilizzo.PSICURA S.R.L. OGGETTO: INFORMATIVA PRIVACY AI SENSI DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 E RILASCIO DEL CONSENSO Egregio utente, Gentile utente,desideriamo informarla che i suoi dati personali, ivi compresi quelli sensibili, saranno utilizzati PSICURA S.r.l. in persona del legale rappresentante pro tempore, P. IVA 11303280967 (con i dati di contatto: telefono XX; sede legale in 20124 Milano, Viale Zara, 58, email info@XX, PEC psicura@pec.psicura.com) in ottemperanza al Regolamento UE 2016/679 in materia di General Data Protection Regulation ed ai suoi principi ispiratori volti a garantire liceità, correttezza, trasparenza nella trattazione dei dati personali. 1. Finalità del trattamento dei dati e base giuridica del trattamento, limitazione della finalità e minimizzazione dei dati Il trattamento dei suoi dati personali è finalizzato al fine di fornire i servizi necessari al conseguimento dell’oggetto sociale (creazione siti internet, creazione pagine web, creazione piattaforme online e motori di ricerca, nonché organizzazione e coordinamento di professionisti per la prestazione di servizi di salute mentale anche attraverso la rete internet), quali l’identificazione degli utenti, la copertura assicurativa, anamnesi, diagnosi, percorso di cura, comunicazioni senza fini commerciali e commerciali solo con specifico consenso, profilazione degli utenti e analoghe sempre inerenti i citati scopi istituzionali, con le specifiche di cui in seguito. La raccolta dei Suoi dati è finalizzata all’erogazione della consulenza psicologica attraverso il metodo TSS- SINGLE SESSION TERAPHY che il professionista da Lei scelto fornisce attraverso il portale messo a disposizione di PSICURA S.R.L.. Ad esclusione dei dati potenzialmente sensibili relativi al Suo stato di salute, il trattamento avverrà anche ai fini di ricerche di mercato e di elaborazioni statistiche. Si precisa che Psicura S.r.l. si atterrà al principio di limitazione della finalità del trattamento e che i trattamenti eventualmente successivi a quelli iniziali non avranno finalità incompatibile a quella originaria. Ci si atterrà inoltre al principio di minimizzazione dei dati, limitando al minimo il numero dei dati personali cui si verrà in possesso ed i soggetti che potranno averne contezza. 2. Esattezza Psicura S.r.l.. terrà aggiornati i suoi dati cancellandoli a sua richiesta, salve esigenze di tipo fiscale/tributario o inerenti le cure in atto, e rettificando tempestivamente i datti inesatti, previo esercizio di tale facoltà da parte dello stesso interessato. 3. Limitazione della conservazione- durata del trattamento I dati saranno conservati in forma da garantire la sua identificazione per un arco temporale non superiore al conseguimento delle finalità di cui al punto 1, nonché in applicazione della normativa fiscale di riferimento. 4. Integrità e riservatezza Al fine di garantire adeguata sicurezza del dato trattato, compresa la protezione dello stesso da trattamento non autorizzato o illecito o dalla perdita-distruzione o danno accidentale sono attuate le seguenti misure: backup dei dati conservati in formato informatico cadenza regolare almeno semestrale; accessi informatici tracciati tramite username e password modificate a cadenza regolare almeno mensile; utilizzo di programmi software solo licenziati; archivio dei dati accessibile solo dagli incaricati al trattamento designati formalmente a trattarli con registrazione degli accessi; presentazione scritta delle modalità di accesso ai dati; archivio dei dati c.d. sensibili ad accesso controllato e chiuso a chiave. 5. Modalità del trattamento dei dati a) Il trattamento in parte in via cartacea in parte informatica. b) Le operazioni possono essere svolte con o senza l’ausilio di strumenti elettronici o comunque automatizzati e saranno poste in atto tutte le misure tecniche ed organizzative di cui al punto 4. c) Gli archivi contenenti dati sensibili saranno protetti mediante chiusura a chiave e accessibili soltanto da incaricati a ciò facoltizzati, con registrazione in forma scritta di ogni accesso. d) I soggetti che possono accedere ai locali dello Studio dentistico fuori dall'orario di chiusura sono specificamente identificati e registrati: l’elenco è richiedibile al Titolare o all’incaricato di riferimento. 6. Titolare del trattamento ex art. 24 GDPR Titolare del trattamento è PSICURA S.r.l. in persona del legale rappresentante pro tempore, P. IVA 11303280967, telefono XX, sede legale in 20124 Milano, Viale Zara, 58, email info@XX, PEC psicura@pec.psicura.com 7. Responsabile del Trattamento ex art 28 GDPR I dati potranno essere comunicati a Responsabili del trattamento esterni che hanno stipulato specifici accordi, convenzioni o protocolli di intese, contratti con il Titolare del trattamento e a disposizione presso la sede del Titolare del trattamento. 8. Incaricato del Trattamento ex art 29 GDPR Incaricati del trattamento dei dati personali sono i collaboratori, i cui dati identificativi e inerenti il profilo professionale sono disponibili, a richiesta, presso il Titolare, in qualità di collaboratori/dipendenti/assistenti di Psicura S.r.l., che sono stati istruiti e formati per il corretto trattamento dei dati e designati mediante incarico effettuato per iscritto. 9. Conferimento dei dati. Il conferimento dei dati personali comuni identificativi unitamente a tutti i dati aggiuntivi ritenuti dal Titolare necessari, è strettamente necessario ai fini dello svolgimento delle attività di cui al punto 1. 10. Rifiuto di conferimento dei dati. L’eventuale rifiuto da parte dell’interessato di conferire dati personali comporta l’impossibilità di adempiere alle attività di cui al punto 1. 11. Comunicazione dei dati. I dati personali possono venire a conoscenza degli incaricati del trattamento, i cui riferimenti sono reperibili presso il Titolare, e possono essere comunicati per le finalità di cui al punto 1 a collaboratori esterni, soggetti operanti nel settore e, in genere, a tutti quei soggetti pubblici e privati cui la comunicazione sia necessaria per il corretto adempimento delle finalità indicate nel punto 1. Potranno venire a conoscenza dei dati personali degli utenti i dipendenti e/o collaboratori del Titolare incaricati di gestire i dati personali. Tali soggetti tratteranno i dati dell'Utente esclusivamente per le finalità indicate nella presente informativa e nel rispetto delle previsioni del Codice Privacy e del Regolamento Europeo. Se necessario, potranno venire a conoscenza dei dati personali degli utenti anche soggetti terzi che potranno trattare i dati personali per conto del Titolare in qualità di “Responsabili esterni del trattamento”. Gli utenti hanno il diritto di ottenere una lista degli eventuali responsabili del trattamento, facendone esplicita richiesta al Titolare. 12. Diffusione dei dati. I dati personali non sono soggetti a diffusione, fatto salvo quanto autorizzato espressamente nel consenso e quanto strettamente necessario all’attività istituzionale di PSICURA S.r.l. 13. Trasferimento dei dati all’estero. I dati personali possono essere trasferiti verso Paesi dell’Unione Europea e verso Paesi terzi rispetto all’Unione Europea nell’ambito delle finalità di cui al punto 1, senza che vengano ceduti a terzi soggetti, salva operatività del server gestionale se delocalizzato all'estero. 14. Trattamenti automatizzati Tenendo conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche del rischio, in termini di probabilità e gravità, per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il Titolare adotta misure tecniche ed organizzative ritenute appropriate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio. I trattamenti automatizzati saranno i seguenti: archiviazione e conservazione del dato personale e del dato sanitario. 15. Diritti dell’interessato. Desideriamo informarla che il Regolamento UE 2016/679 in materia di General Data Protection Regulation Le conferisce specifici diritti da esercitare sui suoi dati personali, tra cui quello di chiedere al titolare del trattamento l'accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento dei dati personali che La riguardano o il diritto di opporsi per motivi legittimi al loro trattamento. Il diritto alla portabilità dei dati, inteso quale diritto di ricevere in un formato strutturato di uso comune e intelligibile da dispositivo automatico i dati che La riguardano forniti a Psicura S.r.l. e il diritto di trasmettere tali dati ad un altro Titolare del trattamento senza impedimenti. Il diritto ad ottenere la trasmissione diretta dei dati personali dal Titolare Psicura S.r.l. ad altro titolare del trattamento se tecnicamente fattibile. Ogni interessato potrà esercitare i diritti sovramenzionati inviando richiesta scritta alla segreteria del Titolare con risposta entro giorni 30 o al massimo di mesi tre in caso di risposte o valutazioni complesse. 16. Interessi legittimi del Titolare I legittimi interessi del titolare del trattamento o di terzi possono costituire valida base giuridica del trattamento, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato. In generale, possono sussistere tali legittimi interessi quando esiste una relazione pertinente e appropriata tra titolare del trattamento e interessato, ad esempio quando l’interessato è un cliente del titolare. Costituisce, in particolare, legittimo interesse di Psicura S.r.l.. trattare dati personali dell’utente: a fini di esercitare l’attività istituzionale in sicurezza, fornendo un servizio psicologico professionale e personalizzato, per finalità di marketing nei confronti di utenti consenzienti (via e-mail, anche previa profilazione diretta a personalizzare le comunicazioni commerciali, per prodotti/servizi analoghi a quelli acquistati in precedenza), per assicurare la libera circolazione dei medesimi dati all’interno di delle infrastrutture, anche informatiche, del Titolare, ovvero relativi al traffico, al fine di garantire la sicurezza delle reti e dell’informazione, vale a dire la capacità di una rete o di un sistema di resistere a eventi imprevisti o ad atti illeciti che possano compromettere la disponibilità, l’autenticità, l’integrità e la riservatezza dei dati.

    Chiudi